allClear 5.0

Zmapování organisačních procesů bývá často práce na několik měsíců. Jeden proces je ovlivňován spoustou dalších a ovlivňuje jinou spoustu. Na pomoc přichází nástroj, se kterým může kvalifikovaně pracovat opravdu každý - manažeři i analytici. Pro obě skupiny totiž recenzovaný nástroj poskytuje rozumnou formu záznamu informací.

Co to ale vlastně proces je? Jedná se o přesně definovanou posloupnost činností, kde výsledek jedné činnosti slouží jako vstup činnosti následující (tedy činnosti na sebe navazují). Může docházet například k větvení na základě určité podmínky či k cyklům. Též mohu použít slovo algoritmus, ale to má jednu nevýhodu: vyslovíte-li jej před marketingovým pracovníkem, opupínkuje se. Naopak slovo proces, to už je panečku něco úplně jiného (tedy pro markeťáka). Vždyť i tento nástroj pracuje s pojmy jako je např. Business Process Reengineering.

Jedním takovým procesem může být třeba recenze softwaru (obecná, konkrétní recenze je již aplikací algoritmu, pardon procesu). Na obrázku je tento proces zjednodušeně uveden.

Pokud jste až dosud tápali, k čemu vlastně allClear je, pak úvodní slovíčko v manuálů jej představuje jako nástroj pro visualisaci a analýzu procesů. My se však vrátíme k popisovanému obrázku a podíváme se, co vlastně allClear nabízí. Prostředí aplikace je rozděleno do dvou velkých částí: visuální (analysis window) a textové (outline window). K tomu je ještě k dispozici plovoucí nabídka s digramy (diagram window). Nabídku a tlačítkovou lištu snad popisovat netřeba.

V úvodu jsem uvedl dvě skupiny, které mohou s nástrojem pracovat. Podívejme se tedy na každou z nich.

Manažeři kreslí…

Běžný manažer, který v podstatě umí maximálně kreslit (a dělat grafy), si vezme myš a analytické okno a může začít z okna diagramů tahat potřebné obrázky. Chvilku mi trvalo, než jsem pochopil, jak rozumně navázat jednu činnost na druhou (platí zde základní poučka RTFM). Nakonec ale pomohlo umístit nový tvar na již existující. Ovšem k dispozici je tu plovoucí okno s diagramy, které dokáže udělat velké množství práce za vás. Potřebujete umístit jedenáct činností pod sebe? Sedm možných výsledků podmínky? Žádný problém. Stačí zvolit odpovídající číslo, přetáhnout požadovaný tvar na plátno a je doslova a dopísmene vymalováno.

… a vývojáři píší

Analytik, který má navíc programátorskou minulost, považuje přetahování myší za zvrácenost vhodnou akorát tak pro BFU a proto bude s láskou a nadšením používat rámcové okno (mohu-li tak přeložit termín outline window). Zde se totiž veškerý procesní život popisuje v textové formě. Pomocí odsazení klávesou pro tabelaci se tvoří strom algoritmu. Program sám odezírá, co bylo vlastně napsáno. Pokud například napíšete otázku (tedy s otazníkem na konci), automaticky jsou doplněny větve pro kladnou a zápornou odpověď (samozřejmě může jít i o jiné otázky a odpovědí může být více). Pomocí jiných znaků se vytváří návěští, kam se lze odkazovat například při cyklech apod. (opět lze vše vidět na obrázku). Osobně mě tento způsob velmi nadchl. Pokud totiž dokážete z jiných aplikací vygenerovat strukturu do textové podoby se značkami, kterým allClear rozumí, můžete např. přes schránku vše přenést a zbytek bude proveden za vás.

A teď oba dohromady

Oba uvedené přístupy jsou transparentní a lze je dle libosti kombinovat (znáte-li skvělý DreamWeaver pro editaci HTML kódu, víte, o čem mluvím).

Po nakreslení/napsání procesu je potřeba, aby i analytici sáhli po myši a začali dolaďovat případné nedokonalosti ve vykreslení. Kromě samozřejmých změn velikosti a polohy můžete vykreslení nechat na aplikaci, resp. align manageru. Objektům lze měnit jejich umístění v rámci z-pořadí, určovat sílu čar, barvy, tvary a další.

Často se stává, že spojovací šipky (konektory) jsou nevhodně uspořádány. Pokud tedy potřebujete jednotlivé konektory nalámat dle potřeby, stačí umístit bod(y) zlomu na libovolné místo konektoru. Vše lze nakreslit přesně podle autorova vkusu. Navíc lze dokreslovat další obrazce dle vlastních požadavků.

Mód analýzy

To, že máte obrázek, je sice strašně fajn, ale vlastní práce teprve začíná. Tedy, ve skutečnosti jsme na začátku druhé čtvrtiny. Po nakreslení procesu je potřeba jednotlivým činnostem přiřadit proměnné (např. pracnost) a naplnit je daty. Hodnoty proměnných lze pak zobrazovat jednak v jednotlivých krocích a jednak v módu analýzy, do kterého je již nejvyšší čas se přepnout. Místo textového okna se objeví pět záložek, z nich každá obsahuje jiné informace.

V první vidíme jednotlivé činnosti a hodnoty přiřazených proměnných, které lze měnit. Kromě toho lze i jednotlivé hodnoty dopočítávat podobně, jak to funguje v Excelu (k dispozici je dostatek funkcí včetně statistických). Pokud chcete zapsané informace vidět i v grafové podobě, není to žádný problém. Označte data, která mají být graficky znázorněna a spusťte průvodce, jež pomůže nastavit vlastnosti zobrazení grafu. Ten je pak vidět v této záložce.

V další fázi (a dalších záložkách) si můžete vytvářet cesty, ve kterých může proces probíhat. Získáte tak přehled o vybraných možnostech. allClear také pomáhá s přemýšlením, „co by se stalo, kdybych tento krok (tuto činnost) vynechal, zkrátil, …“ Samozřejmě jsou k dispozici jednotlivé proměnné, takže můžete sledovat náklady na individuální cesty s vynechaným krokem, s jinou cestou a podobně.

Po vytvoření cest je možné tyto analysovat, spouštět a simulovat jejich průběh, vše dle libosti.

Tak si to zrekapitulujeme

allClear je mocný nástroj. Otázkou je, kdo je vlastně jeho konkurentem. Microsoft Visio? Ale kdeže. Microsoft Project? Také ne. Jedná se o spojení obou světů. Světa řízení projektů, analysy a modelování. Mě osobně se velmi líbí. Myslím si, že za vyzkoušení rozhodně stojí. Navíc součástí dodávky je skvělý manuál, který vás provede celým procesem analysy procesů.

Plusy, mínusy, závěr

Plusy

• Možnost modelovat klikáním, ale i psaním.
• Výborný manuál.

Mínusy

• Drobné nedotaženosti v prostředí.
• Podpůrná aplikace na tvorbu vlastních tvarů občas spadne.

Závěr

• Kvalitní nástroj pro modelování a analýzu procesů.

Kontakt

• Zebra Systems, s. r. o., http://www.zebra.cz, 14 633 Kč (s daní)